Efektywna komunikacja w projektach

Kiedy mówimy o realizacji projektów, nie można pominąć aspektu komunikacji. Aby projekt przebiegał płynnie, tak samo płynnie powinna przebiegać komunikacja. Warto zgłębić ten temat, zanim jeszcze zaczniemy prace projektowe.

Z tego artykułu dowiesz się:

• z czego wynikają problemy w komunikacji i jak sobie z nimi radzić
• na co zwrócić uwagę przy planowaniu komunikacji w projekcie
• co powinien zawierać plan komunikacji

Z czego wynikają problemy w komunikacji?

Brak przygotowania i planu.

Najczęstsze problemy komunikacyjne w projektach związane są z brakiem dobrego przygotowania i zaplanowania komunikacji. Musisz wiedzieć, jaką komunikację preferują interesariusze i wziąć to pod uwagę podczas planowania. Nie ma jednego sposobu komunikacji dobrego dla wszystkich. Ludzie różnią się od siebie. Tylko dzięki dokładnej analizie potrzeb komunikacyjnych odbiorców możesz mieć pewność, jaki sposób przekazywania informacji będzie dla nich odpowiedni.

Złe relacje w zespole.

Istotnym problemem mogą być też złe relacje w zespole. Jeśli osoby, które powinny ze sobą współpracować są w konflikcie, to z pewnością przełoży się to na projekt. Może to prowadzić chociażby do opóźnień i generować niepotrzebne koszty. Warto mieć to na uwadze powołując zespół. Jednak na tym się nie kończy. W trakcie projektu trzeba również podejmować działania, które wpłyną korzystnie na budowanie relacji z interesariuszami.

Wybiórcza komunikacja.

W projektach wyróżnia się 4 główne funkcje komunikacji:

• przekazywanie informacji,
• wyrażanie emocji,
• motywowanie i kontrolowanie.

Niektórzy opierają swoje komunikaty głównie na funkcjach przekazywania informacji i kontrolowania, zapominając o 2 pozostałych. Takie podejście może wywołać brak zaufania, a tym samym wpływać negatywnie na projekt. Warto pamiętać, że każda z tych funkcji jest tak samo ważna. Dzielenie się emocjami pozwala np. sprawdzić, jakie nastroje panują w zespole i budować relacje. Z kolei funkcja motywacyjna ma związek z aktywnym udzielaniem informacji zwrotnej. Warto dawać pozytywny feedback, który podnosi morale zespołu.

Za dużo informacji.

Zbyt duża ilość przekazywanych informacji też może być problemem, bo prowadzi do niepotrzebnego zamieszania i wywołuje chaos organizacyjny. Zasada “dużo nie znaczy dobrze” odnosi się więc również do komunikacji. Liczy się jakość przekazywanych informacji, a nie to, ile maili wyślemy. Zastanów się, jak to, co planujesz przekazywać będzie istotne z punktu widzenia poszczególnych interesariuszy.

Na co zwrócić uwagę przy planowaniu komunikacji?

Zanim zaczniesz planować komunikację zrób analizę interesariuszy. Zorientuj się w tym, jakie ludzie w zespole i pozostali interesariusze mają preferencje dot. komunikacji. Owszem nie zawsze uda się zadowolić wszystkich. Ale mając tę wiedzę jesteś w stanie wybrać rozwiązania, które sprawdzą się najlepiej.

Zwróć też uwagę na 5 cech, które mają znaczący wpływ na komunikację między ludźmi:

1. Wyjątkowość – każdy z nas jest wyjątkowy i niepowtarzalny, każdy odbiera komunikaty inaczej, dlatego nie istnieje komunikacja doskonała
2. Niemierzalność – jesteśmy złożonymi istotami, nasze zachowania są zmienne, a osiągnięcia zależne od wielu czynników, dlatego nie sposób przewidzieć wszystkich zmian
3. Wybór – każdy może podjąć decyzję odnośnie tego jak reaguje na daną sytuację, nie jesteśmy w stanie kontrolować reakcji innych osób
4. Refleksyjność – w odróżnieniu od zwierząt jesteśmy świadomi tego, że jesteśmy świadomi, co oznacza, że możemy zastanawiać się nad sensem istnienia, analizować swoją przeszłość, przekazywać opowieści i myśleć abstrakcyjnie
5. Adresowalność – tylko ludzie mogą prowadzić dialog, przekazywać komunikaty i odbierać je, tylko tutaj jesteśmy w stanie określić, czy komunikat został odebrany i zrozumiany

Co z tego wynika? Pamiętaj, że każdy jest wyjątkowy i może wybrać, jak zareaguje na dany komunikat. Dzielenie się uczuciami pomaga budować relacje. A od tego, jak zaadresujesz informację zależy, czy dotrze ona do odbiorcy. Choć nie zawsze mamy wpływ na to, jakie nasza komunikacja wywoła refleksje… warto zadbać o to, aby informacje, które przekazujemy były możliwie jak najbardziej konkretne i jednoznaczne.

Plan komunikacji

Plan komunikacji to dokument, który trzeba przygotować w każdym realizowanym projekcie. Stanowi on zbiór procedur dla kierownika projektu oraz zespołu i określa, jak zbierać oraz przekazywać informacje.

Komu to potrzebne? Każdemu, komu zależy, aby projekt był dobrze poprowadzony. Plan pomaga zrozumieć zainteresowanym oczekiwania związane z komunikacją w projekcie. Aby go stworzyć, trzeba odpowiedzieć na pytania: kto będzie otrzymywał informacje, jaki rodzaj informacji, w jakich terminach, w jaki sposób (jakimi kanałami), a także od kogo będzie je otrzymywał (kto będzie za to odpowiedzialny). Warto spisać również zasady efektywnej komunikacji, do których cały zespół będzie miał łatwy dostęp. Jeśli poświęcisz na to odpowiednią ilość czasu, z pewnością pomoże to uniknąć niepotrzebnych problemów.

Kiedy już przygotujesz plan – nie odkładaj go na półkę. Pamiętaj, że plan może się zmieniać w trakcie trwania projektu. Jeśli zauważysz, że np. jakiś kanał komunikacji nie jest skuteczny – warto zastanowić się nad zmianą. Po prostu obserwuj, czy założenia z planu sprawdzają się dobrze w praktyce.

Jakość komunikacji może decydować o sukcesach i porażkach – nie tylko poszczególnych projektów, ale i całych organizacji. Dlatego w każdym projekcie przepływ informacji powinien być szczegółowo zaplanowany i aktualizowany na bieżąco.