Analiza Interesariuszy projektu – jak ją przeprowadzić?
Od interesariuszy może zależeć sukces lub porażka projektu, dlatego trzeba zadbać o ich potrzeby.
Z drugiej strony trudno zadowolić wszystkich. Jak więc podzielić swoją uwagę, aby to miało sens? Rozwiązaniem jest przeprowadzenie analizy interesariuszy.
Czego szukamy?
Analizę interesariuszy robimy jeszcze przed rozpoczęciem projektu (zwykle już na etapie planowania). Jeśli chcesz, aby projekt odniósł sukces, musisz zwrócić uwagę nie tylko na środowisko wewnętrzne projektu, ale również na otoczenie zewnętrzne. Trzeba też pamiętać o tym, że niejednokrotnie cele i potrzeby poszczególnych interesariuszy mogą stać w opozycji do celów całej organizacji.
Co może pójść nie tak? Wszystko! Dlatego im więcej się dowiesz, tym lepiej będziesz przygotowany na ewentualne “niespodzianki”. Nie chodzi tylko o to, aby poznać interesariuszy. Ale przede wszystkim o to, aby ich zrozumieć.
Warto określić:
- Cele oraz interesy (Jakie mają potrzeby interesariusze? Co będzie zgodne z ich oczekiwaniami, a co wręcz przeciwnie? Jakie cele Twojego projektu wspierają cele interesariuszy, a jakie mogą im przeszkodzić?);
- Wpływ (W jaki sposób interesariusze mogą wpłynąć na projekt? Czy ten wpływ jest pozytywny czy negatywny? Jaka jest moc tego wpływu? Jaki Twoja organizacja i projekt ma wpływ na interesariusza?)
- Obawy (Czego interesariusze się obawiają w związku z projektem? Co może pójść nie tak?)
- Charakterystykę (Jakie mają mocne i słabe strony?)
- Możliwe strategie działania podczas realizacji projektu (Jak interesariusze mogą postąpić na różnych etapach projektu? Czego możesz się spodziewać? Jak możesz wesprzeć pozytywne działania, a jak zapobiec negatywnym?)
Analiza interesariuszy – jak to działa?
1. Określ interesariuszy.
Zbierz zespół i zrób burzę mózgów. Warto wspólnie zastanowić się, kogo możecie uznać w za interesariusza. Czyli kto będzie miał jakikolwiek wpływ na ten projekt i w drugą stronę – na kogo wpłynie projekt? Warto na początek wypisywać wszystkich interesariuszy. A dopiero na końcu pochylić się nad listą i przemyśleć, kogo weźmiesz pod uwagę w kontekście tego konkretnego projektu.
Wstępnie można podzielić interesariuszy na wewnętrznych i zewnętrznych (a także – w miarę potrzeb określić podgrupy). Poświęć temu tyle uwagi, ile potrzeba, aby nikogo nie pominąć.
2. Oceń siłę wpływu, stopień zaangażowania i wzajemne powiązania.
Określenie interesariuszy to nie wszystko. Na tym etapie zatrzymaj się przy każdym z nich i postaraj się dowiedzieć, jak najwięcej. To tutaj określasz ich cele i interesy w stosunku do projektu, mocne i słabe strony, obawy, czy siłę wpływu. Odpowiednio grupując interesariuszy będziesz wiedzieć, komu należy poświęcić najwięcej uwagi na danym etapie.
Warto wykorzystać do tego macierz interesariuszy – czyli tabelę z 4 obszarami oddziaływania umieszczoną na osiach. Zwykle oś pionowa określa wpływ na projekt, a oś pozioma zaangażowanie (jak na przykładzie poniżej).
Duży wpływ i duże zaangażowanie.
Jak widzisz, największego zaangażowania będą wymagali interesariusze, którzy znajdą się w polu dużego wpływu i dużego zainteresowania. To kluczowa grupa i warto poświęcić jej najwięcej uwagi. Angażuj ich w tworzenie strategii i działania projektowe, a także zadbaj o zbudowanie relacji, opartych na zaufaniu.
Duży wpływ i małe zaangażowanie.
Tam, gdzie wpływ jest duży, ale zainteresowanie małe – upewnij się, że rozumiesz obawy, oczekiwania lub sugestie interesariuszy i zadbaj o ich pozytywne nastawienie do projektu. W kolejnych etapach warto zapraszać tę grupę na większe spotkania, informować o postępach i na bieżąco sprawdzać, czy są zadowoleni z efektów.
Mały wpływ i duże zaangażowanie.
Grupę interesariuszy, która znajdzie się w prawym dolnym rogu macierzy, trzeba przede wszystkim informować o postępach. Warto jednak mieć oczy otwarte i starać się brać pod uwagę ich pomysły – może się okazać, że czasami mogą sporo wnieść do projektu. Jednak (zanim cokolwiek zrobisz z danym pomysłem) dokładnie go przeanalizuj.
Mały wpływ i małe zaangażowanie.
Interesariuszom z tego obszaru poświęcisz najmniej czasu. Nie znaczy to jednak, że możesz ich całkowicie pominąć. Warto ich obserwować i również co jakiś czas dawać znać o tym, co się dzieje w projekcie.
Dzięki wykorzystaniu mapy możesz określić, jak podejść do poszczególnych interesariuszy, aby odpowiednio zadbać o ich potrzeby. A jednocześnie nie przepalać własnych zasobów na niepotrzebne działania.
Warto wykonać również podział interesariuszy ze względu na nastawienie do projektu (pozytywne / negatywne) i określić siłę tego nastawienia. Np. za pomocą pola sił. Bardzo ważne jest również zbadanie powiązań między poszczególnymi interesariuszami. Określ te powiązania i oceń, jak mogą wpływać na projekt.
3. Stwórz plan działania i aktualizuj go na bieżąco
Gdy już określisz i scharakteryzujesz interesariuszy… możesz spać spokojnie 😉
A zupełnie poważnie? To dopiero początek. Teraz nadchodzi czas na przygotowanie planu działania. Zastanów się nad tym, jak będzie wyglądała współpraca z każdym z nich, określ sposób postępowania. Dobrą praktyką jest stworzenie rejestru interesariuszy. Umieszcza się w nim szczegółowe informacje na temat wszystkich interesariuszy oraz strategię komunikacji, którą należy przyjąć dla każdego z nich.
Pamiętaj też, że analiza interesariuszy na początku projektu nie wystarczy. To proces, który trwa właściwie przez cały czas trwania projektu. Dlatego bardzo ważne jest to, aby co jakiś czas wracać do listy. Oceniać ponownie stopień zainteresowania oraz wpływu i określać wzajemne powiązania.
Pozwoli Ci na bieżąco dostosowywać plan działania i z pewnością wpłynie pozytywnie na projekt.