Rola Sponsora w projekcie
Sponsor. Jeśli pracujesz projektowo, z pewnością znasz to określenie. Ale czy na pewno wiesz, jaka jest prawdziwa rola sponsora w projekcie?
Z artykułu dowiesz się:
- kim jest sponsor projektu
- co jest najważniejsze we współpracy sponsora z kierownikiem
- jakie są obowiązki i zadania sponsora projektu
Kim jest Sponsor projektu?
Nazwa może wprowadzać w błąd. Nie sugeruj się, że sponsor projektu to ktoś, kto tylko daje pieniądze. To tak, jakby powiedzieć o strażaku, że stoi na straży.
Definicja sponsora projektu wskazuje, że jest to osoba lub grupa osób, która zapewnia zasoby niezbędne do realizacji przedsięwzięcia. Sponsor jest ojcem projektu, powołuje go do życia i podejmuje kluczowe decyzje, dotyczące jego rozwoju. Zależy mu na jego sukcesie i jest żywo zainteresowany rezultatami.
Owszem, zdarzają się firmy, w których funkcja sponsora sprowadzana jest do inicjacji przedsięwzięcia, pozyskania budżetu i oczekiwania na efekt. Tyle, że taka sytuacja zaburza rozkład sił w zespole i nie sprzyja prowadzeniu projektu.
Współpraca pomiędzy Sponsorem a Kierownikiem Projektu
W sprawnym zarządzaniu projektami kluczowa jest skuteczna komunikacja i wzajemne zaufanie. Nie sposób pominąć tego również w relacji kierownika ze sponsorem. Partnerskie stosunki pozwalają osiągnąć większą efektywność, a skoro role w projekcie mają się wzajemnie uzupełniać, to relacja sponsora i kierownika nie powinna ulegać hierarchii.
Co jeszcze możemy zrobić, aby współpraca była udana? Warto określić zakresy odpowiedzialności i granice obu funkcji. Sponsor powinien być obecny i stanowić wsparcie dla kierownika. Każda zmiana zakresu projektu, budżetu, czy harmonogramu wpływa na pracę kierownika, dlatego powinna odbywać się w konsultacji obu stron.
Znam skrajności, gdzie sponsor wycofuje się po rozpoczęciu projektu, zostawiając wszystkie działania na barkach projekt managera… albo w drugą stronę. Angażuje się w projekt tak bardzo, że dochodzi do mikrozarządzania. To z kolei wzbudza poczucie braku zaufania i obniża morale zespołu. Sponsor powinien więc obserwować i być na bieżąco z tym, co się dzieje w projekcie, ale podejmować jedynie kluczowe decyzje.
Obowiązki i zadania Sponsora w poszczególnych fazach realizacji projektu.
Na początku (obok pozyskania zasobów) zadaniem sponsora jest uwiarygodnienie projektu, czyli pokazanie, że to, co robimy ma sens. To sam sponsor często wyznacza kierownika projektu, wspierając go później w dobraniu zespołu. Dobrze, jeśli pojawi się również na pierwszym spotkaniu i wytłumaczy, skąd wzięła się potrzeba realizacji przedsięwzięcia, opowie o jego celach i założeniach. Takie działanie podnosi zarówno rangę projektu, jak i motywację członków zespołu, dając poczucie, że uczestniczą w czymś, co jest dla firmy ważne.
Na etapie realizacji sponsor kontroluje, co się dzieje w projekcie, odbywa spotkania podsumowujące z kierownikiem oraz informuje o zmianach w organizacji, które mogą wpłynąć na przebieg prac. Poza tym jego obecność nadal jest istotna w utrzymywaniu motywacji zespołu.
Kiedy projekt dobiega końca sponsor razem z project managerem podsumowuje realizację i jej efekty, a następnie monitoruje, czy rezultat przynosi oczekiwane wyniki.
Odpowiedzialność „ojca projektu”
Już wiesz, że sponsor nie odpowiada tylko za finansowanie. To decydent o dużej sile wpływu i autorytet – świadomy, co się dzieje w procesie i gotowy wkroczyć do działania, gdy sytuacja tego wymaga.
Często funkcja sponsora stanowi brakujące ogniowo, bez którego realizacja projektu narażona jest na niepowodzenie. Sponsor, właściwie postrzegający swoją rolę, czuje się odpowiedzialny za projekt i współpracuje z kierownikiem. Tym samym wzmacnia rozwój i przyczynia się do sukcesu przedsięwzięcia.