Rola Kierownika Projektu i kluczowe kompetencje

Kierownik projektu to osoba, która jest odpowiedzialna za planowanie, realizację oraz zakończenie projektu. W tym artykule chcę Ci pokazać, dlaczego dobry Project Manager powinien być kimś więcej niż dopytywaczem statusów, poganiaczem i uzupełniaczem tabelek w Excelu.

Z tekstu dowiesz się:

• jaka jest rola Kierownika Projektu / Project Managera
• jakie są kluczowe kompetencje Kierownika Projektu / Project Managera
• jak rozwijać te kompetencje

Jaka jest rola Kierownika Projektu?

Główną rolą kierownika projektu jest zarządzanie projektami na wszystkich etapach. Na początku Project Manager tworzy kartę projektu i określa cele projektowe. Choć to sponsor tworzy wizję i przekazuje uzasadnienie, to właśnie kierownik powinien wiedzieć, w jaki sposób przełożyć tę wizję na działanie i jak estymować wyniki. Kierownik projektu we współpracy ze sponsorem dobiera zespół, a także organizuje spotkanie wstępne, czyli tak zwany kick off.

Następnie na etapie realizacji kierownik zarządza zasobami projektu (zespołem, kosztami, czasem etc.). Istotną rolą Project Managera jest również zarządzanie ryzykiem w projekcie, czuwanie nad postępem prac, a także dbanie o odpowiednią komunikację dot. projektu w firmie.

Na etapie zamknięcia projektu kierownik robi podsumowanie ukończonych prac, sprawdza, czy wszystkie cele zostały zrealizowane zgodnie z założeniami oraz wyciąga wnioski. Chyba nie muszę też przypominać, jak ważne jest również, aby podziękować zespołowi, z którym się pracowało.

6 kluczowych kompetencji kierownika projektu

Istnieje co najmniej kilka modeli kompetencji Project Managera. Najbardziej znane są te, wskazywane przez IPMA oraz PMI. Nie będę jednak tutaj cytował każdego podziału – zamiast tego chciałbym podzielić się z Tobą 6 kluczowymi kompetencjami, które mnie osobiście (obok znajomości narzędzi i technik zarządzania projektami) przydają się w codziennej pracy.

1. Po pierwsze umiejętności miękkie, w tym skuteczna komunikacja.
   

   Obok umiejętności porozumiewania się z osobami o różnych, często trudnych charakterach, nieoceniona jest umiejętność feedbackowania. I nie chodzi tutaj o zwracanie uwagi, gdy ktoś z Twojego zespołu zrobił coś źle. Warto docenić również, gdy zrobi coś świetnie!  To nie tylko dobry sposób na zmotywowanie pracownika, ale także najprostsza forma szkolenia.

2. Ważne jest skuteczne wyznaczanie celów i orientacja na wynik.
   

   Tak, jak wspomniałem na początku, to w dużej mierze kierownik projektu bierze odpowiedzialność za doprowadzenie projektu do końca i osiągnięcie pożądanego efektu. Bez umiejętności wyznaczania celów i dążenia do ich realizacji, to po prostu nie może się udać…

3. Kierownik projektu powinien potrafić powiedzieć „NIE”.
   

   Asertywność to jedna z tych cech, które najtrudniej wypracować i jeśli nie masz jej rozwiniętej, trudno będzie Ci wskoczyć w taką rolę. Zarządzanie projektami w praktyce często wymaga również dobrych zdolności negocjacji.  

4. Kierownik zespołu powinien…. kierować zespołem.
   

   Warto się zastanowić, czym są tak naprawdę umiejętności przywódcze.  Project Manager nie tylko deleguje zadania. Jednocześnie powinien być partnerem w rozmowie dla swojego zespołu, a niektórym może wydawać się trudne do pogodzenia. Jednak tylko w ten sposób możemy liczyć na motywację i zaangażowanie zespołu, a co za tym idzie również jego efektywność. Warto zjednać sobie ludzi,
   bo to później procentuje.

5. Umiejętności techniczne są mile widziane.
   

   Niektórzy twierdzą, że jeśli ktoś kompletnie nie zna się na IT, to nie poprowadzi dobrze projektu.
   Z drugiej strony zbyt duża znajomość jakiegoś obszaru może wręcz przeszkadzać w zarządzaniu projektem, bo zaczynasz zbyt mocno wchodzić w detale. Moim zdaniem umiejętności techniczne można wypracować znaczniej łatwiej niż umiejętności miękkie. Na pewno dobrze znać podstawy, które pozwolą Ci skutecznie komunikować się z zespołem, ale jednocześnie nie przeciążą informacjami i nie doprowadzą do mikro-zarządzania.

6. PM powinien rozumieć otoczenie biznesowe projektu.
   

   Im lepiej kierownik projektu wie, co się dzieje wokół, tym łatwiej będzie mu zrozumieć pojawiające się trudności, a także ocenić, kiedy są one realnym zagrożeniem. Najważniejsze decyzje w projekcie podejmuje sponsor, ale to Project Manager powinien umieć zaproponować rozwiązanie.

Jak rozwijać umiejętności kierownika projektu

Na koniec poruszę jeszcze jedną, ważną z mojego punktu widzenia sprawę. Jeśli jesteś albo planujesz być kierownikiem projektu, to Twoja praca nad sobą nigdy się nie kończy (a przynajmniej nie powinna). Żeby się rozwijać, musisz wiedzieć, w jakim miejscu jesteś teraz. Niby oczywiste, a jednak sporo osób o tym zapomina…

Zacznij od poznania swoich mocnych i słabych stron, zrób sobie chociażby najprostszą analizę SWOT. Znajdź w sobie odwagę i wyznacz czas, aby zbierać feedbacki od ludzi, z którymi pracujesz, a następnie cały czas sprawdzaj, co i jak możesz ulepszyć. Tylko w ten sposób możesz podnosić jakość swojej pracy i być skuteczny, w tym, co robisz.