Komunikacja w dobie pandemii wywiad dla SF BCC.

Zapis wywiadu dla Studenckiego Forum Business Centre Club w terminie 28.12.2020r.:

Wiktoria Dziaduła: Dzień dobry Karolu! Bardzo się cieszę, że zgodziłeś się ze mną porozmawiać i podzielić się swoją wiedzą. Może zacznijmy od początku. Kim jesteś? Czym się zajmujesz?

Karol Czapik: Cześć! Dziękuję jeszcze raz za zaproszenie mnie do rozmowy. Jestem przede wszystkim człowiekiem, pasjonatem dobrego rzemieślniczego piwa, wycieczek – najlepiej w nieznane i Kierownikiem Projektu z ponad 12 letnim doświadczeniem, a obecnie od prawie trzech lat prowadzę swoją firmę EFEKT PMO i pomagam profesjonalnie firmom i ludziom odnosić sukces w biznesie poprzez mądre zarządzanie projektami. Jeżeli ktoś chciałby dowiedzieć się więcej co robię to zapraszam na moją stronę internetową: www.efektpmo.pl. Większość rzeczy już o mnie powiedziałaś na wstępie, więc nie będę dalej przynudzał. 

WD: Byłeś też w SF BCC, czym tam się zajmowałeś? Co dało Ci to doświadczenie?

KCZ: Tak byłem członkiem, Koordynatorem Projektu Festiwalu BOSS (edycja 2010) i Przewodniczącym Regionu Kraków. Oczywiście nie we wszystkich tych rolach występowałem na raz. ???? Działalność w SF BCC dała mi bardzo dużo, dzięki temu zdecydowałem się, że jednak nie chcę kontynuować edukacji na studiach i pisać doktoratu. Zrozumiałem też, że polityka samorządowa to nie jest do końca mój świat, a najlepiej odnajduję się w pracy z ludźmi podczas realizacji różnej wielkości działań projektowych.
Dla mnie to był moment przełomowy w życiu zawodowym jak również prywatnym, do dziś moje najbliższe grono przyjaciół to osoby właśnie poznane w tej organizacji. 

SF BCC jest świetną trampoliną do tzw. dorosłego życia zawodowego, to właśnie w tej organizacji możemy zacząć pracować z różnymi ludźmi, organizacjami i firmami o zasięgu ogólnopolskim. Dzięki temu poznajemy lepiej siebie, swoje mocne i słabe strony, uczymy się współpracy i komunikacji pod presją czasu, negocjacji biznesowych, sprzedaży, działań marketingowych i wielu, wielu więcej rzeczy, które później nam tylko mogą zaprocentować. Będąc jeszcze studentem mogłem poprowadzić swój zespół projektowy, a później cały Region w Krakowie, który się składał z 50 osób, to było coś strasznie stresującego, wymagającego ode mnie szybkiego uczenia się, ale dającego mnóstwo satysfakcji i motywacji do coraz lepszego działania! Wszystkie te rzeczy i doświadczenia, których się nauczyłem będąc w SF BCC zdecydowanie pomogły mi w mojej pierwszej poważnej pracy zawodowej po studiach.  Dzisiaj z dumą przyznaję, że byłem członkiem tej organizacji, a obecnie aktywnie działam w tzw. Konwencie seniorów SF BCC (jest to taka platforma do budowania relacji i networkingu pomiędzy firmami byłych członków SF-u). 

WD: Przejdźmy do tematu, do komunikacji. Powiedz proszę, dlaczego komunikacja w projektach / pracy jest ważna? Dlaczego musimy dbać o jej jakość? 

KCZ: Efektywna komunikacja ma duże znaczenie w pracy codziennej tzw. procesowej, a w pracy w projektach to znaczenie jest jeszcze większe i bardziej krytyczne. Dlaczego tak się dzieje? Jest kilka kluczowych powodów z tym związanych, jednym z nich jest to, że projekty są zdecydowanie bardziej dynamicznym środowiskiem pracy niż zwykła działalność biznesowa. Dodatkowo obarczone są większym ryzykiem i z reguły cechują
się większą innowacyjnością.
Zespoły projektowe składają się z osób o różnych stylach komunikacji. 

W organizacjach projektowych musimy szybko podejmować decyzje, dostosowywać się do ciągle zmieniającej się rzeczywistości (obecnie mówi się, że żyjemy w tzw. świecie VUCA z ang. Volatility (zmienność), Uncertainty (niepewność), Complexity (złożoność), Ambiguity (niejednoznaczność). Powinniśmy być zawsze o krok przed naszą konkurencją. Dlatego kluczem do sprawnej realizacji projektów i podejmowania decyzji jest właściwa komunikacja. Przeprowadzone przez Project Management Institute – PMI badania uświadamiają nam, że organizacje, które wypracowały efektywne sposoby na zarządzanie komunikacją w projekcie kończą więcej projektów w zakładanym czasie (71%) i budżecie (76%), w porównaniu do organizacji, które komunikują się w mało efektywny sposób (odpowiednio 37% i 48%), a to bezpośrednio się przekłada na wyniki całej organizacji.

Jak to mówią badania, badaniami, a życie, życiem. Większość z nas uważa, że potrafi się świetnie komunikować na co dzień, więc w pracy projektowej powierzamy zarządzanie komunikacją często własnej intuicji. 

WD: Jeżeli komunikacja w pracy projektowej jest tak bardzo ważna, to jak powinniśmy się do niej przygotować? Jak należy przepływem informacji w projektach zarządzać?

KCZ: Jeżeli nie mamy w tym obszarze żadnego doświadczenia, a nasza organizacja nie posiada żadnych spisanych dokumentów np. Strategii komunikacji w organizacji, to wówczas można poszukać informacji w najpopularniejszych metodykach zarządzania projektami np. AgilePM, PRINCE2 oraz w zebranych i opisanych tzw. dobrych praktykach przez PMI w PMBOK-u. Jeżeli jednak temat jest dość pilny i bardziej złożony oraz nie dotyczy jednego projektu, to zawsze można się zwrócić do mnie z prośbą o pomoc (żart). ???? Teraz na poważnie odpowiadając na Twoje pytanie, jak się powinniśmy do tego przygotować? Odpowiadając w sposób przemyślany, nie ad hoc! W pierwszej kolejności powinniśmy poznać zakres projektu (obszaru, procesu), dla którego będziemy chcieli zaplanować odpowiedni przepływ informacji. W projektach myślenie o komunikacji i jej zaplanowanie powinno się zacząć jeszcze przed formalnym startem projektu. To w jakiej organizacji, kulturze i branży dany projekt będzie realizowany, ma również wpływ na to jak mamy wyuczony styl komunikowania się i jak te nasze nawyki przeniesiemy do pracy w zespole projektowym.

Kierownik Projektu jest tą osobą, która powinna nadać odpowiedni ton w komunikacji projektowej, umieć dobrać odpowiednie narzędzia, komunikatory. Poziom formalizowania, lub jego brak w projekcie, zawsze KP powinien ustalić z Zespołem projektowym, po tym jak już znamy zakres projektu, jego cele (wymagania biznesu – Zarządu, albo Klienta) oraz mamy dobrze rozpoznanych Interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych projektu. (Interesariusze to osoba, grupa osób lub organizacja, która może wywierać wpływ na projekt, bądź podlegać wpływowi ze strony projektu). Gdzie ich znajdziemy? W otoczeniu Twojego przedsięwzięcia określając kto może mieć na nie wpływ, kogo może dotyczyć wynik Twojego przedsięwzięcia. Liczba Interesariuszy i ich charakterystyka będzie zależna od konkretnego przedsięwzięcia i danego momentu w czasie. Inna będzie lista, jeśli będziemy budować port lotniczy, a inna, jeśli będziemy tworzyć kliencką aplikację mobilną. Drugim krokiem jest dostosowanie treści przekazu do odbiorcy. Każda osoba zaangażowana w prace projektowe, będzie miała inne doświadczenia biznesowe, dojrzałość, swoje przyzwyczajenia oraz oczekiwania względem przekazywanych jej informacji.

Efektywna komunikacja powinna charakteryzować się odpowiednią jakością, a nie ilością. Zbyt duża ilość informacji może nawet szkodzić tworząc chaos. Przykładowo: managerowie średniego szczebla będą oczekiwać informacji nt. postępów prac projektowych, jak również będą potrafili przyswoić pewne ogólne założenia techniczne, które będzie im przestawiać zespół techniczny, a on sam będzie oczekiwać jasnych informacji nt. tego jakie są ich oczekiwania wobec nich i postawione zadania. Osoby na poziomie dyrektorskim i samego zarządu zdecydowanie będą oczekiwać informacji zarządczych umożliwiających podejmowanie trafnych decyzji, tzw. „twardych danych” wyrażonych językiem biznesowym,  gdyż są skoncentrowani na realizacji celów całej organizacji, a tym samym również na ich kosztach i zyskach.

Właściwe zarządzanie komunikacją w projekcie stanowi pewną wartość dodaną, a nie jest tylko nośnikiem samych danych. Taką wartością jest np. jasne zdefiniowanie roli  i odpowiedzialności każdego Interesariusza w projekcie, a tym samym zrozumienie tego  co jest od niego wymagane i dlaczego jego zaangażowanie w projekt jest tak bardzo ważne. Dostosowanie treści przekazu do odbiorcy jest jedną z metod, która pozwala na osiągnięcie takiej wartości. Oprócz dostosowania przekazu do odbiorcy elementem zarządzania komunikacją w projekcie jest budowa kanałów komunikacyjnych i efektywne ich wykorzystanie. Innymi słowy, chodzi  o to, aby właściwe osoby przekazywały odpowiednie treści właściwym odbiorcom,  we właściwym czasie i formie. 

Podsumowując w każdym projekcie powinniśmy przemyśleć, zaplanować i opisać tzw. plan komunikacji, który powinien być częścią każdego planu projektu, ponieważ jest niezbędny dla efektywnej komunikacji przedsięwzięcia. Niezbędne  jest także ustalenie częstotliwości kontaktów oraz ich formy. Dobrą praktyką jest to, aby  w takim planie również wpisać oczekiwane czasy odpowiedzi w zależności od ważności danej informacji / komunikatu. Często się zdarza, że czekamy zbyt długo na odpowiedź i podjęcie decyzji w jakimś temacie. Wówczas tworzą się nam tzw. „wąskie gardła” w projekcie i cały harmonogram prac projektowych się opóźnia. Taki plan komunikacji to nic innego jak ustrukturyzowana i sformalizowana odpowiedź na następujące pytania:

  1. Kto będzie otrzymywał informacje?
  2. Jaką będzie otrzymywał informacje?
  3. Na kiedy będzie otrzymywał informacje? 
  4. Jak będzie otrzymywał informacje?
  5. Od kogo będzie otrzymywał informacje?

 > Całość rozmowy dostępna na stronie SF BCC