Czym jest projekt i jak przygotowywać firmę do skutecznego i efektywnego zarządzania projektami?

Realizowanie różnych projektów jest niezbędne, aby organizacja mogła prawidłowo funkcjonować. Jednak, aby to miało sens, trzeba wiedzieć, czym jest projekt (wbrew pozorom nie zawsze jest to oczywiste) oraz jak prawidłowo projektami zarządzać. Czasami będzie to wymagało zupełnie odmiennego podejścia, niż było stosowane w firmie do tej pory. 

Z artykułu dowiesz się:

• czym jest projekt,
• od czego zacząć wdrażanie podejścia projektowego,
• co ma wspólnego strategia z projektami,
• która metodologia do zarządzania projektami jest najlepsza.

Czym jest projekt?

Warto już na samym początku zwrócić uwagę na cechy, jakie charakteryzują projekt. Przecież nie chcesz, aby to, co robisz, było czymś innym, niż myślisz, że jest. No dobrze, to czym w takim razie jest projekt i jak odróżnić go od nie-projektu? Już tłumaczę.

W literaturze możesz znaleźć wiele definicji projektu. Nie będę zanudzał Cię książkowymi definicjami. Dobrze wiedzieć, że słowo “projekt” jest kalką z angielskiego “project”. Jego polskim odpowiednikiem jest “przedsięwzięcie”, czyli zbiór określonych działań, które prowadzą do osiągnięcia wyznaczonego celu.

Najprościej ujmując, projekt to przedsięwzięcie, które wymaga multidyscyplinarnego zespołu i odpowiednich zasobów, ma swój cel i trzeba wykonać je w określonym czasie. Efektem projektu zawsze powinno być dostarczenie określonej wartości biznesowej.

Kiedy mówimy o projekcie, zapamiętaj, że musi on być:

• określony w czasie (projekt musi mieć swój harmonogram).
• unikalny (przedsięwzięcie, które wymaga nowego podejścia, nie było wcześniej realizowane lub nie było realizowane w takiej formie, bo np. zmienił się skład zespołu projektowego, przepisy prawa, strategia itd.)
• stopniowo doprecyzowany (początkowo informacji o projekcie masz niewiele, to główne założenia, które doprecyzowujesz z czasem)
• ograniczony pod kątem zasobów, budżetu i zakresu działania (projekt zużywa określone zasoby, które powinny być odpowiednio rozdysponowane w projekcie, by osiągnąć oczekiwany wynik).

Jak przygotować się do skutecznego zarządzania projektami?
Zacznij od strategii

1. Zacznij od podstaw, czyli od przyjrzenia się strategii firmy albo określonego działu, w którym chcesz wdrożyć podejście projektowe. Jeśli takiej strategii nie ma lub jest nieadekwatna, trzeba ją stworzyć na nowo. Musisz wiedzieć, w jakim kierunku zmierza organizacja, znać jej najważniejsze cele. W ten sposób łatwiej jest podejmować decyzje biznesowe, powoływać do życia sensowne projekty i dbać o ich skuteczną realizację.
2. Brak strategii prowadzi do chaosu, rozpoczynania zbyt dużej ilości projektów, które nie są możliwe do zrealizowania bieżącymi zasobami. Dochodzi do marnowania czasu i środków finansowych na tematy, których realizacja nie ma biznesowego uzasadnienia, bo nie znajduje odzwierciedlenia w założeniach strategicznych. Firma na tym traci i często nie zdaje sobie sprawy, jak bardzo.
   
3. Jasna strategia biznesowa firmy lub wizja rozwoju działu jest papierkiem lakmusowym do tego, jakie projekty powinny być realizowane, a jakie nie. Mając strategię łatwiej też ustalać priorytety i podejmować decyzje.

Zdefiniuj, czym jest projekt w Twojej organizacji:

Jeśli w Twojej firmie strategia jest (ważne, aby była nie tylko w głowie prezesa), kolejnym krokiem jest zdefiniowanie przez firmę projektu. Nie chodzi o ogólną definicję, którą przedstawiłem wcześniej, ale o konkretne doprecyzowanie, czym jest projekt dla danej firmy, jak to rozumiesz.

Taka definicja powinna być jasna i dostępna dla każdego. Zdarza się, że organizacje myślą, że powołują do życia dużo projektów. Tymczasem okazuje się że to nie są projekty, tylko np. zarządzanie zmianą,  pojedyncze usprawnienia, a nawet zadania, które można zrealizować w 1-2 osoby lub podczas kilku spotkań.

Musisz wiedzieć, jakie rodzaje projektów są lub będą powoływane w organizacji, potrafić je skategoryzować (np. pod kątem czasu trwania,  złożoności, rodzaju). Organizacje często nie mają wspólnej nomenklatury, nie odróżniają, czym jest projekt strategiczny, usprawnieniowy, wdrożeniowy, a to są tak naprawdę podstawy, aby ruszyć dalej. Każdy w firmie powinien tak samo rozumieć, o czym mówimy, kiedy mówimy o projekcie, wiedzieć jak definiuje się role i odpowiedzialności w nim. 

Zbadaj możliwości i zdecyduj, jakie koszty jesteś w stanie ponieść:

Z założenia podejście projektowe (czyli takie, w którym wykorzystujemy metody zarządzania projektami) ma pomóc usprawnić pracę i działanie organizacji. Jeśli chcesz wdrożyć takie podejście u siebie, potrzebujesz znać potrzeby organizacji. Musisz wiedzieć jakie (jakiego typu i jakiej skali oraz z wykorzystaniem jakich zasobów) projekty będą realizowane. 

Możesz zrobić to samodzielnie, wewnętrznie, jeśli masz do tego zasoby. Jeśli nie masz – skorzystaj ze współpracy firmy zewnętrznej albo pomocy Interim Project Managera.

Jeśli są osoby w organizacji, które mają wiedzę i doświadczenie projektowe (kierownicy projektu), czasami wystarczy wdrożyć dla nich odpowiednie szkolenia. Tak samo cykl szkoleń nt. projektów dla wszystkich pracowników może być pomocny.

Jeśli jednak zdecydujesz się samodzielnie wdrożyć zmiany, a w tym momencie Twoja wiedza o projektach jest niewielka, to uczulam Cię – droga będzie wyboista, a koszty na pewno niewspółmiernie większe. Z drugiej strony – możliwość uczenia się na własnych błędach, może być dla Ciebie nieoceniona. Ty decydujesz, jakie koszty jesteś w stanie ponieść.

Dobierz odpowiednią metodologię zarządzania projektami

Nie ma jednej najlepszej metodologii do zarządzania projektami. Wybrana metodologia musi być dobrana odpowiednio do projektu. To jakimi metodami się posłużysz, powinno zależeć od tego, jakie są potrzeby oraz możliwości organizacji.  Chodzi o to, aby te potrzeby z możliwościami spotkać, a to niestety coś, co często się rozjeżdża. Biznes kładzie nacisk na wzrost. Chce rozwijać, realizować większe, bardziej złożone projekty. Tymczasem zdarza się, że ludzie, którzy są na pokładzie, nie mają odpowiedniego doświadczenia czy nastawienia, aby sprostać tym nierealnym wyzwaniom.

Dlatego już na samym początku często niezbędne jest wykonanie audytu w firmie, który obejmie ocenę zasobów, środowiska pracy, dostępnych systemów, narzędzi, stosowanych praktyk. W zależności od wyniku określasz, jakie dalsze kroki należy podjąć.

Potrzebujesz mieć pełen obraz tego, jakie są możliwości w zespole. Ponadto z rozpoczęciem każdego projektu dobrze wykorzystać macierz kompetencji i rozwoju kompetencji oraz ocenę 360 stopni.

Chodzi o to, aby dopasować rozwiązania do konkretnej firmy, a nie fiksować się na jednej wybranej metodologii. Często najlepszym wyborem okazuje się  podejście hybrydowe (z wykorzystaniem różnych metod):

Jeśli zespół jest niedoświadczony, to dobrze dobrać metody w taki sposób, aby nie były zbytnio skomplikowane. Zapewniam Cię, że zminimalizowanie biurokratyzacji pozwoli Ci uniknąć wielu niepowodzeń, które mogłyby się pojawić na skutek frustracji i demotywacji w zespołach.

Podsumowując, jeśli planujesz więc rozpocząć projekt lub wdrożyć zarządzanie projektowe w swojej organizacji, na samym początku musisz odpowiedzieć sobie na pytania, w jakim celu chcesz to zrobić, jakie osoby będą korzystać z podejścia projektowego, w jakich działach, zespołach i projektach metodologia zarządzania projektami jest Ci potrzebna.

Jeśli potrzebujesz pomocy, to nie wahaj zgłosić się z tym do mnie lub innego Interim Project Managera. Dzięki temu, możesz zyskać wsparcie zarówno na etapie audytu, stworzenia strategii,  wdrożenia odpowiednich narzędzi i metodologii, jak i w prowadzeniu konkretnych projektów – w zależności od Twoich potrzeb.

Niezależnie jednak od tego, jakim sposobem zdecydujesz się przygotować firmę, trzymam kciuki, aby Twoje projekty zawsze przynosiły oczekiwany rezultat.