Jak efektywnie pracować z domu – porady praktyków i narzędzia.
Część artykułu na temat efektywnej pracy dla portalu Dookoła Pracy.pl z 09.04.2020r.:
Praca z domu może być niemałym wyzwaniem. W jednym z poprzednich wpisów (zobacz tutaj) pisałam o tym, co uważam za największą trudność tej formy pracy. Jednocześnie, jestem przekonana, że przy dobrym planowaniu i cierpliwości, jesteśmy w stanie wypracować sobie takie metody, które pozwolą na maksymalną efektywność. Co zatem może pomagać w walce z rozpraszaczami i uzyskaniu efektywności podczas pracy z domu? Jakie narzędzia mogą być pomocne? Zobaczcie, co mają do powiedzenia osoby, które albo na co dzień pracują w 100% zdalnie, albo po prostu korzystają z takiej opcji od czasu do czasu…
Od paru lat mam możliwość pracy zdalnej w ramach tzw. home office. Byłem pierwszym kierownikiem, który wraz ze swoim zespołem miał taką opcję wpisaną bezpośrednio do umowy o pracę. Moje przyzwyczajenia ewoluowały, a tym samym zwiększyła się efektywność pracy zdalnej. Dzięki temu, jest mi łatwiej odnaleźć się w obecnej sytuacji rynkowej i bez problemu realizować projekty zdalnie.
Słowem kluczem dla wszystkich, którzy pracują zdalnie jest samoorganizacja, dyscyplina i elastyczność. Dobrze jest poznać siebie i swój naturalny rytm dobowy, aby móc dostosować godziny pracy właśnie do niego (pod warunkiem, że projekt i klient również pracują w tych godzinach).
Pracę zdalną, aby była efektywna, powinniśmy (jak pracę w biurze) zaplanować. Ja staram się pracować od lat wg. moich sprawdzonych metod. Jakie to sposoby?:
a) Rutyna dnia pracy – warto ustalić z domownikami i klientami swoją godzinową dostępność w ciągu dnia. Każdy dzień pracy najlepiej zacząć od stworzenia planu działania, w którym będziemy mieć do zrealizowania: zadania, telekonferencje, itd. Ja osobiście szacuję też, ile każde z nich powinno mi zająć. Planuję również jasny koniec pracy, żeby motywować się wizją końca. Zadania niekoniecznie się skończą.
Bardzo ważne jest zaplanowanie przerw na odpoczynek, jedzenie, krótki spacer, rozmowę z domownikami, itd. W liście zadań zazwyczaj wpisuję więcej niż jestem wstanie wykonać podczas całego intensywnego dnia pracy. Mobilizuje mnie to do większego zaangażowania i dzięki temu zazwyczaj udaje mi się zrealizować większość zaplanowanych zadań bez konieczności przekładania ich na kolejny dzień.
Zazwyczaj pracuję w godzinach od 9:00 do 17:00. Jeżeli jednak potrzebuję, zmieniam te godziny i pracuję np. od 8:00 do 16:00, albo od 11:00 do 19:00. Staram się jednak nie przekraczać 8h pracy w ciągu jednego dnia. Istnieje wiele różnych techniki tworzenia planu dnia, np. według metody tzw. „Pomodoro” lub też technika „45/15”, która zakłada 45 min pracy i 15 min przerwy. Według mnie warto dobrać taką metodę, która jest najlepiej dostosowana do naszych indywidualnych potrzeb.
b) Jedno miejsce do pracy – tak samo jak w pracy w biurze. Takie miejsce musi się nam jednoznacznie kojarzyć z pracą, a nie miejscem do odpoczynku, więc praca na łóżku w sypialni albo na kanapie nie jest najlepszym pomysłem. Jeżeli nie mamy osobnego pomieszczenia do pracy, to możemy uporządkować sobie stół/biurko do pracy. Trzeba usunąć wszystko, co z nią się nie kojarzy. Nawet tylko tymczasowo. W tym miejscu powinniśmy mieć przygotowane wszystkie niezbędne przybory i narzędzia np. wygodny fotel, monitor, laptop, notatnik, komórkę, słuchawki, kalendarz, napoje, itd.
c) Zadania podzielone na części i monitorowane postępy – podziel duże zadanie na mniejsze, tutaj po prostu rusz z pracą z miejsca, zacznij robić cokolwiek w tym dużym zadaniu i dalej będzie łatwiej. Jeśli masz na liście coś wyjątkowo trudnego do zrobienia, to możesz dzień zacząć od tego. Tutaj pomocne są dwie metafory: „Jak zjeść słonia? Po kawałku” oraz: „Jak z rana zjesz żabę, to cała reszta wydaje się łatwa”. Niektórzy jednak wolą rozpocząć dzień od czegoś łatwiejszego i przyjemnego w realizacji, aby pozytywnie nastawić się na cały dzień. Ja osobiście stosuję oba podejścia w zależności od ważności zadań i ich pilności.
Bardzo ważną rzeczą jest pamiętanie o skreślaniu, odhaczaniu z planu tych zadań, które udało nam się już zrealizować. Kiedy mózg widzi postęp, łatwiej się motywuje do dalszej pracy. Po całym dniu pracy dobrze jest sobie zrobić jego podsumowanie, co udało mi się zrobić, a co będę kontynuować jutro? Co zadziałało dobrze, co usprawnić i jak to usprawnić? Z czym miałem problem?
d) Wszystko co Was rozprasza usunięte z przestrzeni pracy – czyli nie wspiera naszej koncentracji na realizacji planu dnia. W domu możesz mieć odgłosy dochodzące od domowników i sąsiadów. Tutaj oczywiście z pomocą przychodzą słuchawki najlepiej typu noise cancelling (zwłaszcza gdy mamy małe dzieci). Niektórzy lubią słuchać swojej ulubionej muzyki i to im pomaga, niektórych to może rozpraszać, a wówczas polecam poszukać sobie odpowiednich utworów do skupienia, z pomocą tutaj może przyjść: brain.fm. Jeśli rozpraszają Was media społecznościowe czy komunikatory – wypróbujcie aplikacje, które blokują dostęp do wybranych stron lub limitują czas na nich spędzany, np. Freedom lub RescueTime. Dobrą praktyką jest praca tylko na komputerze służbowym,
nie prywatnym, lub ustawienie sobie np. tylko 2-go pulpitu do pracy.
5. Relacje i komunikację ze współpracownikami – staraj się w ciągu dnia przynajmniej raz zadzwonić do współpracownika, partnera biznesowego, klienta. Żeby nie czuć się odizolowanym od ludzi i nie popadać w rutynę, warto często komunikować się z pozostałymi członkami projektu, za pomocą różnych komunikatorów, np. Slack, WhatsApp, Zoom