Jak definiować cele w projektach?

Im lepiej określisz cele projektu, tym większa szansa, że uda się go zrealizować. W końcu trudno pracować nad czymkolwiek, jeśli nie wiemy, co ma być efektem końcowym. Dlatego warto znać metody, które pomogą Ci się w tym odnaleźć.

Z tego artykułu dowiesz się:

czym jest drzewo problemów i drzewo celów.
na czym polega metoda SMART.
o co chodzi w OKR-ach.

Cele w projekcie

Każdy projekt musi mieć jasno określony cel, do którego dąży zespół projektowy. Kiedy mamy wyznaczony cel główny (inaczej bezpośredni), możemy zdefiniować mniejsze cele, zaplanować konkretne działania i rozdzielić ich wykonanie. Osiągnięcie kluczowego celu jest potwierdzeniem dobrze stworzonego planu i właściwie wykonywanych zadań. Kiedy osiągniemy ten cel, możemy uznać, że projekt został zakończony sukcesem. W zarządzaniu projektami cele często dzieli się na cel bezpośredni (związany z projektem), cele główne (szersze, wychodzące poza projekt) oraz cele produktowe.

Drzewo problemów

Zanim jednak na dobre rozpiszę się o celach… cofnijmy się o krok. Potrzebę zdefiniowania celu często poprzedza zauważenie pewnego problemu, który trzeba rozwiązać. Taki problem określany jest inaczej potrzebą biznesową. Zwykle pojawia się jeden problem kluczowy. Aby jednak zyskać pełny obraz, musisz poznać przyczyny jego pojawienia się oraz skutki, które wywołuje. Do tego przydaje się tzw. drzewo problemów.

Jak zastosować je w praktyce? Po pierwsze spisz wszystkie problemy w danym obszarze (warto zorganizować w tym celu zespołową burzę mózgów). Kiedy już stworzysz taką listę – wybierz problem kluczowy. Tutaj zaczyna się zabawa z drzewem problemów, czyli rysowanie diagramu. Problem kluczowy umieść na środku. Następnie zatrzymaj się przy każdym z pozostałych punktów.

jeśli problem jest przyczyną – umieść go nad problemem kluczowym
jeśli jest skutkiem – umieść go pod problemem kluczowym

Ważne, aby cały czas zestawiać dodawane problemy z tymi, które masz już na diagramie i w razie potrzeby odpowiednio przemieszczać względem siebie. Warto pamiętać, że każda przyczyna może mieć swoją przyczynę, a każdy skutek pociągać za sobą kolejny.

Stworzenie drzewa problemów pozwoli Ci zebrać dane do analizy celów. Dzięki temu możesz zmienić obecną negatywną sytuację w sytuację pożądaną, do której będziesz dążyć wraz z zespołem.

Drzewo celów

Drzewo celów jest pozytywnym odbiciem drzewa problemów. Pokazuje stan rzeczy, który osiągniesz po rozwiązaniu wcześniej zdefiniowanych problemów. Tutaj stworzenie diagramu pozwoli Ci określić poszczególne cele (główne, bezpośredni i produktowe) oraz ustalić ich hierarchię.

Cel bezpośredni to odpowiedź na potrzebę biznesową. Osiągniesz go, kiedy projekt zostanie zrealizowany. Realizacja tego celu niesie korzyści dla grupy docelowej w postaci produktów, dostarczonych w wyniku realizacji projektu. Z kolei cele produktowe to wyroby lub usługi dostarczone przez projekt, które odnoszą się do przyczyn problemów grupy docelowej i są niezbędne do osiągnięcia celu głównego. Po stworzeniu wstępnego diagramu warto cele o podobnych znaczeniach pogrupować w klastry. Należy również zweryfikować zależności między poszczególnymi celami i przyjrzeć się każdemu z nich. Może okazać się, że nie każdy cel da się zaadresować w tym konkretnym projekcie.

Metoda SMART

SMART po polsku oznacza “mądry”. To z pewnością cecha, którą warto wziąć pod uwagę przy wyznaczaniu celów. Jednak z rozwinięcia tego akronimu dowiadujemy się, że każdy cel, który chcesz zrealizować, powinien być również:

S (specyfic) – konkretny, czyli jasny i zrozumiały dla każdego.
M (measurable) – mierzalny, możliwy do zmierzenia odpowiednimi wskaźnikami.
A (achievable) – osiągalny, realny do zrealizowania, warto zestawić go z innymi celami, które już zostały wyznaczone.
R (relevant) – znaczący, powinien stanowić ważny krok naprzód, a także mieć wartość dla osób, odpowiedzialnych za jego realizację.
T (time defined) – określony w czasie, musi zostać zrealizowany zgodnie z planem.

Istnieje również wersja rozszerzona koncepcji SMART z dodaną końcówką ER. W efekcie powstaje metoda SMARTER, według której każdy cel musi być także:

E (exciting) – ekscytujący, co może być dodatkową motywacją do działania dla osób zaangażowanych w realizację projektu.
R (recorded) – zapisany, a im prostszy zapis celu, tym lepszy – pomoże to uniknąć błędów w komunikacji.

Dla uzupełnienia tych metod przydatna jest też pomocnicza zasada 6W, która opiera się na 6 pytaniach, z angielskiego:

Who – kto jest odpowiedzialny za realizację celu?
What – co jest przedmiotem realizacji?
Where – gdzie będą wykonywane działania w związku z realizacją celu?
When – kiedy określone zadania zostaną wykonane?
Which – jakie są wymagania i ograniczenia w realizacji celu?
Why – dlaczego ten cel wymaga realizacji?

OKR, czyli cele i kluczowe rezultaty

Do wyznaczania celów obok metody SMART wykorzystuje się również OKR-y. To dość prosta i intuicyjna metoda, stosowana przez takich gigantów jak Google, Zalando czy Spotify. Została stworzona w latach 70 i pierwszy raz wykorzystana w Intelu przez Andy’ego Grove’a.

To podejście koncentruje się na 2 najważniejszych czynnikach:

Cele – konkretne i jednoznaczne, aby mieć pewność, że każdy członek zespołu rozumie je tak samo.
Kluczowe rezultaty – miary, które określą realizację celu. Warto pamiętać o tym, aby były ambitne, ale jednocześnie możliwe do wykonania.

Dla przykładu celem, wyznaczonym zgodnie z metodą, może być pomyślne uruchomienie wersji beta produktu, a kluczowymi wynikami: zebranie opinii od pierwszych 65% klientów oraz zyskanie co najmniej 50% nowych rejestracji.

Wyznaczanie celów nie zawsze jest proste i czasami wymaga sporego zaangażowania. Jeśli jednak dobrze poznasz opisane metody, będzie przychodzić Ci to łatwiej. Dodatkowo to ten rodzaj wiedzy, który przydaje się nie tylko w biznesie, ale również w skutecznej realizacji celów osobistych.