Jak bardzo elastycznym warto być. Zarządzanie zmianą w projekcie.

Projekt już z definicji związany jest ze zmianą, będącą celem całego przedsięwzięcia. Nawet najlepszy plan nie ustrzeże nas przed zmierzeniem się z różnymi nieprzewidzianymi sytuacjami. Czy zawsze warto być elastycznym i godzić się na wszelkie zaproponowane nowości? Czy pozornie mała zmiana może być przyczyną niepowodzenia całego projektu?

Zewnętrznemu dostawcy zlecony został projekt zmiany grafiki strony internetowej średniej wielkości przedsiębiorstwa. Sponsorem był prezes firmy, nad wykonaniem natomiast czuwał dział marketingu. W trakcie realizacji projektu, kiedy kod nowej strony był już w dużej części gotowy, osoby kontaktowe od strony klienta przypomniały sobie o jednym z kluczowych wymagań przedstawionych przez prezesa. Strona powinna mieć opcję zamieszczania reklam w postaci linków afiliacyjnych. Ponieważ nie było to zasygnalizowane na początku, wybrany sposób kodowania zupełnie nie pasował do przedstawionych później założeń. Zewnętrzny kierownik projektu zaproponował dwa rozwiązania:

1. Rozpoczęcie prac od początku, co wiąże się z podwyższeniem kosztów i opóźnieniem daty zakończenia projektu.
2. Próbę obejścia problemu przy użyciu tego, co zostało już wykonane, przy czym istnieje ryzyko, że ucierpi na tym finalna jakość produktu.

Dział marketingu (próbując ukryć swój błąd z etapu planowania) bez konsultacji ze sponsorem projektu wybrał opcję drugą. Projekt został doprowadzony do końca, jednak zmiany spowodowały istotne braki w funkcjonalności i wyglądzie serwisu internetowego. Mówiąc krótko – strona była gorsza niż przed zmianami.

Możemy przewidzieć, jaka była reakcja prezesa firmy na produkt końcowy. W rezultacie nieudolnie przeprowadzonego procesu zmiany pracę straciło kilkoro pracowników na wysokich szczeblach firmy. Zerwany został też kontrakt z dostawcą zewnętrznym. Co możemy zrobić, aby uniknąć podobnych błędów pociągających za sobą tak poważne konsekwencje?

Efektywny proces wprowadzania zmian w projekcie

Do zmian powinniśmy podejść w sposób zorganizowany. Usystematyzowane procedury pomagają zachować porządek i zmniejszają ryzyko niezamierzonych odstępstw od planu. Kolejne etapy wprowadzania zmiany obejmują zazwyczaj:

• Analizę
• Plan wdrożenia
• Realizację
• Testowanie wdrożonego rozwiązania
• Oddanie gotowego rozwiązania i zakończenie prac

Aby proces był jak najbardziej efektywny, już na początku prac projektowych wprowadzić warto System Kontroli Zmian. Pozwala on zarządzać każdą zgłoszoną zmianą, od momentu otrzymania zapytania, poprzez analizę i proces decyzyjny, aż do jej wprowadzenia. Jasna powinna być też procedura zatwierdzania i odrzucania zgłaszanych zmian.

Do każdej istotnej zmiany wyznaczona powinna być osoba odpowiedzialna za jej przeprowadzenie, tzn. koordynator zmiany. Nie zawsze musi być to kierownik projektu.

Przyczyny zmian w projekcie

Możemy wyróżnić szereg czynników, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych, które będą źródłem potencjalnych zmian, np.:

• odpowiedź na potrzeby biznesu
• zmiany w strukturze firmy
• zarządzanie awaryjne, odpowiedź na zmaterializowane ryzyko
• zmiany w społeczno-ekonomicznym lub prawnym otoczeniu biznesu
• odpowiedź na działania konkurencji lub nowe rozwiązania pojawiające się na rynku

Przyczyna zmiany jest jednym z najważniejszych czynników, który bierzemy pod uwagę w procesie decyzyjnym. Niektóre zmiany po prostu muszą zostać wprowadzone, nawet jeśli oznaczają praktyczne rozpoczęcie projektu od nowa.

Analiza zmian w projekcie

Decyzję o wprowadzeniu danej zmiany poprzedzić powinna dokładna analiza. Szczególną ostrożność należy zachować, jeśli zmiana dotyczy jednego lub więcej z trzech głównych parametrów projektu:

• zakresu
• ustalonej daty zakończenia projektu wraz z harmonogramem prac
• budżetu

Tego typu zmiany stanowią często źródło daleko idących modyfikacji. Mogą też wymagać dodatkowych zasobów. Należy więc zbadać, czy mają ważne uzasadnienie biznesowe i czy niedogodności przez nie spowodowane nie zaburzą całkowicie przebiegu projektu.

Analizując zmianę, powinniśmy ustalić też jak wpłynie ona na najważniejsze cele biznesowe (np. za pomocą metody priorytetyzacji MoSCoW) oraz ustalić różne scenariusze rozwoju projektu i wpływu zmiany na jego najważniejsze parametry. Istotne zmiany powinny być bezwzględnie zaakceptowane przez osobę decyzyjną (zazwyczaj sponsora projektu) i jasno zakomunikowane zespołowi projektowemu.

Jak głosił Heraklit – „panta rhei, wszystko płynie”. Zmiany są nieuniknione, stanowiąc istotny element każdego rodzaju biznesu, jak i prowadzonych projektów. Elastyczność i szybka odpowiedź na zmieniające się ciągle otoczenie świadczą o profesjonalizmie zarówno kierownika, jak i innych członków zespołu projektowego. Zarządzanie zmianą w projekcie pozwala na wychwycenie potencjalnych szans, a także zmniejszenie skutków zagrożeń. Umiejętne przeprowadzenie zmiany może być korzystne dla projektu, należy jednak pamiętać, że zmiana musi mieć uzasadnienie biznesowe oraz zostać zaakceptowana przez sponsora projektu jeszcze przed rozpoczęciem prac.