Czasochłonna dokumentacja, czy niezastąpione narzędzie. Co to jest Karta Projektu i kto ją przygotowuje?

Każdy projekt rozpoczyna się od pomysłu. Pomysłu na zmianę, zaspokojenie danej potrzeby, udoskonalenie czy minimalizację ryzyka. Kiedy pojawia się taka błyskotliwa myśl, często chcemy zrealizować ją niezwłocznie, tu i teraz. Entuzjastyczne nastawienie sponsora oraz zespołu jest kluczowe dla powodzenia projektu. Warto jednak pamiętać o właściwym zaplanowaniu całego przedsięwzięcia. Z pomocą przychodzi nam metodologia zarządzania projektami wraz ze swoim, niemalże doskonałym, wzorem karty projektu (ang. Project Chart).

Dlaczego skrupulatne przygotowanie karty jest takie ważne? Ponieważ wyobraźnia ludzka nie zna granic i możemy być pewni, że każdy z nas inaczej wyobraża sobie zarówno przebieg, jak i rezultaty projektu. W efekcie może powstać rozbieżność pomiędzy oczekiwaniami a produktem końcowym. Karta projektu pomaga sprecyzować założenia i uniknąć rozczarowania.

Czym jest karta projektu?

Karta projektu to dokument zawierający najważniejsze informacje o przedsięwzięciu. Stanowi swoistą umowę pomiędzy zaangażowanymi stronami – sponsorem, kierownikiem i zespołem. Pamięć ludzka jest często krótka i wybiórcza. Zapisanie kluczowych założeń projektu pozwala zweryfikować, czy podejmowane przez nas działania są zgodne z pierwotnym planem.

Karta projektu, podobnie jak kultura pracy nad projektem, rozwija się wraz z organizacją. Dla projektów mniej skomplikowanych wystarczający będzie prosty, jednostronicowy dokument. Może on być później rozbudowywany i zmieniany w zależności od potrzeb. Każde przedsiębiorstwo powinno dążyć do stworzenia własnego, jak najlepiej dostosowanego szablonu karty. Nie zawsze też, biorąc pod uwagę różnorodność projektów, konieczne będzie wypełnianie wszystkich pól. Należy pamiętać, że długi i skomplikowany dokument przygotowany dla małego projektu może przynieść więcej szkód niż pożytku.

Co zawiera karta projektu

Do najważniejszych składowych karty projektu możemy zaliczyć:

Cele projektu

Cele dzielimy na główny i produktowe. Należy pamiętać, aby cele spełniały założenia metodologii SMART. Akronim SMART oznacza, z języka angielskiego, cel prosty (specyficzny), mierzalny, osiągalny, istotny i osiągalny w czasie.
Uzasadnienie biznesowe projektu

Opis sytuacji, która sprawiła, że realizacja danego projektu będzie korzystna dla firmy.
Możliwe scenariusze rozwoju projektu

Zmiany są nieuniknione, powinniśmy przygotować więc przynajmniej dwie opcje tego, jak projekt będzie się rozwijał.
Kamienie Milowe

Kluczowe osiągnięcia i zakończenie danych etapów projektu. W zależności od typu projektu może to być np. powstanie wersji beta aplikacji albo podpisanie umowy z kluczowym podwykonawcą.
Budżet projektu

Oszacowana suma wszystkich kosztów projektu.
Kluczowe zasoby

Lista zaangażowanych specjalistów bądź całych zespołów wraz z zakresem ich obowiązków.

Dojrzałe organizacje o wysokim stopniu komputeryzacji mogą pokusić się o stworzenie elektronicznej karty projektu, zawierającej odnośniki do dokumentacji podobnych, zrealizowanych wcześniej przedsięwzięć. Takie repozytorium pozwala korzystać
z doświadczeń, co usprawnia dodatkowo pracę nad projektem i pomaga minimalizować ryzyko błędów.

Kto przygotowuje kartę projektu?

Kartę projektu nie bez powodu nazywa się umową. Nie jest to umowa wyłącznie dwustronna, pomiędzy sponsorem a kierownikiem. Wszystkie strony zaangażowane w projekt powinny brać aktywny udział w tworzeniu i akceptacji karty. Finalny kształt dokumentu formuje kierownik, biorąc pod uwagę wnioski z poprzednich, zakończonych już projektów, rozmowy z analitykami i konsultacje ze współpracownikami.

Tak, jak w trakcie trwania całego projektu, na etapie tworzenia karty niezbędne jest zaangażowanie sponsora. Jeśli już w tym momencie widzimy, że nie jest on zainteresowany współpracą, powstaje bardzo duże ryzyko, że projekt zostanie „sierotą”. Brak osoby decyzyjnej i wspierającej projekt skutkuje dużym ryzykiem niepowodzenia.

Zmiany w karcie projektu

Karta projektu jest istotnym dokumentem pozwalającym weryfikować, czy projekt idzie w dobrym kierunku. Możemy z tego wywnioskować, że raz zatwierdzona karta nie ulega zmianom. Nic bardziej mylnego. Karta rozwija się i ewoluuje razem z projektem. Jakiekolwiek zmiany w projekcie powinny zostać odzwierciedlone w karcie. Kluczowe zmiany muszą być oczywiście wcześniej zatwierdzone przez wszystkie zaangażowane strony, w szczególności sponsora projektu. Należy zadbać o jasną komunikację zmian i dobry przepływ informacji. W przeciwnym razie powstałe zamieszanie może skutecznie utrudnić dalsze prace nad projektem.

Od dobrze napisanej karty projektu zależy w dużym stopniu powodzenie całego przedsięwzięcia. Jej celem jest nie tylko udokumentowanie założeń, ale przede wszystkim usprawnienie pracy zespołu projektowego. Karta umożliwia powrót do pryncypiów projektu i bieżące korygowanie wszelkich rozbieżności, szczególnie tych wynikających z błędnej interpretacji bądź braków w pamięci współpracowników. Konsultacje i wkład wszystkich zaangażowanych stron są więc niezbędne, aby stworzyć kompletny, bezbłędny i przydatny dokument. Poświęcenie karcie projektu wystarczająco dużej ilości czasu na etapie przygotowania ułatwia przebieg kolejnych faz projektu i zmniejsza ryzyko fundamentalnych błędów.