Ściąga dla sponsora projektu – czyli jak być sponsorem z ludzką twarzą, aby ludzie zajmowali się projektem, a nie sobą.

Niezależnie od branży, większość udanych projektów ma świadomego swej roli sponsora projektu, wspierającego realizację projektu z biznesowego punktu widzenia na różnych etapach. Pomaga usuwać przeszkody, mogące zaszkodzić jego sukcesowi. Niniejsza publikacja przedstawia wyjątkowy i ważny obszar, w większości niedoceniany, i porusza obszary, na których kadra kierownicza wyższego szczebla musi się skoncentrować, aby promować kulturę doskonałości w zarządzaniu projektami w swojej organizacji.

W Polsce rola sponsora cały czas jest źle interpretowana, rozumiana, niedoceniania i nie rozwijana w należny sposób! Kiedy zapytamy o rolę i odpowiedzialność sponsora, to najczęściej usłyszymy odpowiedź: „ma zapewnić zasoby i nadzorować projekt”. To powoduje powstawanie takich sytuacji, że sam PM z zespołem ma być odpowiedzialny za dowiezienie z sukcesem wszystkich celów projektu, a sponsor tylko „oczekuje i wymaga”.

Prowadzi to do dużej frustracji w środowisku pracy projektowej. Bo po co nam, kierownikom projektów, wszystkie szkolenia, narzędzia i jasne zdefiniowanie naszych ról oraz odpowiedzialności, skoro później mamy zderzenie z organizacyjną rzeczywistością i twardy dowód na to, że u nas to nie zadziała? Przecież mało która organizacja rozpoczyna wdrażanie metodyki zarządzania projektami od zarządów, sponsorów portfeli, programów i projektów dostarczając im tym samym odpowiednich kompetencji, postaw, narzędzi i technik w celu ich realnego wsparcia w roli sponsora projektu. Dodatkową trudnością jest to, że sponsorzy wywodzący się bezpośrednio z zarządu spółek, lub grupy właścicielskiej czują się bezpośrednio odpowiedzialni za wszystkie inicjatywy projektowe u siebie, a jak dobrze wiemy, nie są w stanie być wszędzie tam, gdzie aktualnie jest taka potrzeba. W tym celu powinni powoływać w swoich organizacjach tzw. sponsorów wykonawczych, o czym napiszę poniżej. 

Sytuację tę niewiele poprawia najnowsze siódme wydanie PMBOK® Guide z 2021 r, który poświęca roli i odpowiedzialności sponsora w swojej obszernej publikacji tylko 4 strony w aneksie X2.¹ Pamiętajmy, że projekty realizujemy po to, aby wdrażać pewne zmiany w swoich organizacjach na różnych poziomach, w tym też strategicznych. Zmiana, która jest wprowadzana i powinna być firmowana twarzą i nazwiskiem sponsora, to nie tylko wyzwania strategiczne, te o najwyższych budżetach, czy też zmiany kultury pracy całej organizacji, ale to też zmiany produktowe i wdrażanie nowych systemów IT, takich jak na przykład system ERP. Wszystkie dotychczasowe badania przeprowadzane przez PMI, IPMA, czy też Prosci Inc., od ponad 25 lat pokazują bezpośrednią korelację pomiędzy efektywnością roli sponsora, a osiągnięciami celów projektu i ich realizacji z sukcesami.

Jeżeli interesuje Cię jak zostać efektywnym Sponsorem Projektu, to zapraszam do lektury całego artykułu na łamach Strefy PMI: Ściąga Sponsora Projektu, jak być sponsorem z ludzką twarzą?